AWS事業部合宿を企画しました〜幹事編〜

#AWS

下田祐士

2017.10.20

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AWS事業部合宿 2017 幹事メンバーの下田です。

私たちAWS事業部は、今年もメンバー35名で10月18日～20日にかけて2泊3日の合宿を行いました。

はじめに

合宿の目的や詳細などについては告知ブログを、合宿当日の様子などは各合宿ブログをご覧頂けますと幸いです。

本記事は、筆者が幹事のメンバーとして招集されてから、合宿最終日までの裏方作業について筆者の目線で纏めたメモ（記録）です。次の幹事を務めるメンバーもしくは、同じような境遇の幹事を任命された何処かにいる誰かのお役に立てれば幸いです。

何から決めたか

合宿を行うにあたり、最低限以下の項目を決定する必要があると思います。

参加者
開催日時
開催場所
宿泊施設（泊まりの場合）
どんな事をするか
予算（決済権者と都度調整）

幹事として選出された時点で、「どんな事をするか」と「参加者」は決まっていたので手始めに宿泊施設の選定からはじめました。また、出来るだけ予算は抑えたいという想いから ITS 健保の直営保養施設の中から選定することにしました。

ちなみに「どんな事をするか」については、「完全にレクリエーションに倒し、研修や宿題は行わない」という設定のみです。

宿泊施設の選定

幹事メンバーである豊崎が、健康増進サービスセンターに確認を行いました。 30名を超える人数が宿泊できる施設がそもそも限られているという事実から候補を絞込み、まずはトスラブ箱根和奏林を選定。抽選予約の都合上、仮の日程を予め決めておく必要がありました。日程を決めるにあたって、調整さんというサービスを利用しアンケート集計を行った結果、10/18~10/20 に確定しました。トスラブ箱根和奏林に抽選申し込みの結果、落選したためトスラブ箱根は諦めトスラブ湯沢の一般申込にて、34名定員の 6室を確保することに無事成功しました。

どんな事をするか（プランニング）

開催日時と宿泊施設が決まることで、次に「どんな事をするか」を具体的にプランニングすることができます。幹事メンバーが各々宿泊施設の近辺でどのようなことが出来るかを調べ、その情報を持ち寄り議論した結果、以下の２つのプランを候補としました。

体験工房で蕎麦 or 笹団子 or ちまき作りを体験し、フィッシングパークで釣り＆BBQ
湯沢高原にて、トレッキングコースやジップラインアドベンチャー・サマーボブスレーなどのアトラクションを体験する

どちらのプランが良いかアンケートを行いましたが、結果としていずれのプランも含まれたスケジュールになりました。

交通手段の選定

レクリエーションのプランニングと並行して、合宿開催場所への交通手段や移動費なども下調べすることになりました。このあたりから、どの程度の費用（コスト）が必要になるかざっくり洗い出す必要に迫られます。交通手段については、「新幹線」・「貸切バス」などの各費用感とメリットやデメリットを確認し移動時間や安全面、コストなどを考慮した上で、「新幹線」に決定しました。後日調べて分かったのですが、31名以上の団体割引により 1名分の乗車賃が無料扱いとなり 10月中の利用ではさらに 10% OFF という割引を受けることができました。詳細は、以下に記載があります。

乗車券の有効期間│きっぷのルール：JRおでかけネット

ただし団体割引を利用する場合は、団体割引乗車券となるため乗車券を購入しているメンバー全員で、（一緒に）改札を通り抜ける必要がある点注意が必要です。

旅のしおり作成

ある程度の項目が決まってくると、現地施設などへ予約を行うため具体的な時間を決める必要があります。そのために行程さんというサービスを利用し、旅のしおりを作成することにしました。ざっくりの予定でしおりを作ることで、色々と見落としている部分に気付くことが出来るので非常にオススメです。

完成した「しおり」を、参考に公開してみます。

事業部合宿 2017 | 行程さん

しおりを作っていく上でも早めに決めておいた方が良い項目は、「集合」（開始）と「解散」（終了）の時間および場所だと思います。今回の場合だと、開始および解散場所は上野駅と決めていたので時間の検討が重要です。西は大阪、北は札幌から参加するメンバーが多数いるため各々の自宅から集合および解散場所への移動手段を予め確保（新幹線や飛行機のチケットを予約）して頂くためにも、集合場所からの距離が遠いもしくは移動時間が掛かる参加メンバーを基準に現実的な集合時間を設定し可能であれば、少し余裕をもたせておくのが良いと思います。集合（解散）する場所および時間をアナウンスし、皆が移動手段を確保した後でスケジュールの詳細を詰めていくことが出来ます。

費用について

会社経費として精算する費用や、個人で負担することになる費用についても予めアナウンスしておくことで参加者は安心感が得られます。そのあたりを決めるためにも、決済権のある管理職に方針を決めて貰いましょう。今回の合宿では、可能な限りのコストカットを意識して移動手段やレクリエーションなどを（幹事側で）検討しました。あと、現地でカード精算が出来ない事態が予想される場合を想定し、それなりの現金を用意しておいた方が安全です。

持ち物について

宿泊することを前提としているため、宿泊日数分の着替えや個人負担の費用＋α は通常の感覚で用意するかと思いますがレクリエーションに応じて必要な機材や、用意しておいた方が良いものなどをリストアップし（可能であれば少し早めに）アナウンスしておくことで参加者からコメントを頂いたり、参加者が足りない物を調達するための時間的な余裕が作れます。

合宿準備で気を付けたことについて

幹事メンバーで、２，３ヶ月前からスケジュールをどうするかミーティングしておりましたが、当日の天候については蓋を開けてみないと分かりません。ただし、晴天および雨天の２プランを検討するには単純に倍のコストや時間が必要となるため、晴天を前提とした１プランのみを検討しました。当日は、週間天気予報とは裏腹に天候に恵まれた（２日目のみ雨天だった）のですが、予め室内で出来るレクリエーションと室外でしか出来ないレクリエーションを混ぜたスケジュールを予定しておくことで柔軟なプラン調整が出来るんじゃないかと思われます。また、体を動かすレクリエーションについては苦手な人や怪我をしている人、当日体調不良の人など参加の是非が問われると思いますので、予めレベル（クラス）分けしたり見学組を設定しておいた方が良いかと思われます。

合宿参加者へ事前に伝えた心構えについて

シンプルに、以下の３点です。

事故、怪我の無いよう注意を
合宿の趣旨（メンバーとたくさんコミュニケーションする）を理解し行動を
（幹事だけで全ての問題に対処出来るとは限らないので）各自セルフマネジメントし臨機応変に行動を

幹事の合宿当日の役割について

一言で表すと、ツアーコンダクターという職種に近い気がします。常に問題が発生していないか周りに注意し、アラートが上がれば対応し、少し先回りして疑問点があれば解消できるよう行動に務めたつもりです。それでも、全ての問題を幹事だけで解消出来るわけはなく参加者全員が臨機応変に対応したことにより、何事もなく合宿を無事に終えることが出来ました。参加者の皆さんには感謝の言葉しかありません。ありがとうございました。

個人的には、色々な人とお話する中で「まだ喋れていないメンバーいませんか？皆さんと喋りました？」とヒアリングするように心掛けました。

合宿幹事をやってみて気付いたこと

合宿初日に（人によってはかなり）ハードな運動（フットサル）を催したことで、参加者の体力が（随分）奪われ勝手気ままに行動する参加者は見受けられませんでした。また、しおり（スケジュール）を忠実にトレースするのは通常（ほぼ）不可能だと思いますので予め余裕をもったスケジュールを立てておく必要があると感じました。（今回は奇跡的に、ほぼスケジュール通りに行動できました）